电子文件采集与归档管理系统 （研究生）操作手册 适用类型JX12 东北师范大学档案馆二〇二〇年二月 收集指导部电话：85098670（请拨打全号）全校档案兼职人员QQ群：183629324（未加入的老师请加群）收集指导部工作人员联系方式：王刚qq：56181180张璇qq：496642686王钰qq：408395891 目录 东北师范大学综合档案立卷归档流程........................................................................1
1登录............................................................................................................................2
2电子系统操作流程....................................................................................................4 2.1
案卷数据整理.................................................................................................4
第一步

筛选数据............................................................................................

4第二步

生成案卷号........................................................................................

5第三步

增加卷内............................................................................................

5 2.2编辑卷内文件.................................................................................................6
第一步

修改信息............................................................................................

6第二步生成卷内顺序号................................................................................7第三步

生成档号............................................................................................

8第四步

批量修改............................................................................................

9第五步全文导入（扫描要求）....................................................................9 2.3数据检查.......................................................................................................11
2.4数据上报（移交至档案馆核查）...............................................................132.5报表打印.......................................................................................................13 2.5.1
封面及反馈表打印............................................................................152.5.2

报表打印............................................................................................

162.5.3档案全引目录打印............................................................................163纸质档案操作流程..................................................................................................16
3.1

整理规范.......................................................................................................

163.2

档案袋正反面填写.......................................................................................

173.3纸质档案移交注意事项...............................................................................194相关问题..................................................................................................................20
4.1

系统登陆不上...............................................................................................

204.2

全文显示不出来...........................................................................................

204.3

报表无法打印...............................................................................................

20 东北师范大学综合档案立卷归档流程 收集组卷 不合格修改 著录 自查 报审 合格取条码 打印 装卷 移交纸质档案 收集整理材料，鉴定筛选归档材料 分类、去钉、编页码（右上角，有字的算一页） 填写相关信息：全宗号，年度，分类号，案卷号，件号，保管期限，密级，题名，责任者，页码，文件时间，起止时间，载体，文本，归档部门，立卷人 扫描文件，上传电子版 封面及反馈表案卷类：案卷目录，档案全引目录一文一件类：一文一件目录（以上各2份）按照系统模板或录入顺序装卷，档案袋封面贴好条码，档案袋背面需填写好齐全情况、单位、审核人、立卷人、审核日期
1 1登录 在东北师范大学首页中点击VPN，如下图：进入VPN登录页面，输入内网登录账号和密码，如下图： 如系统中未安装VPN，会直接跳转到安装界面，安装步骤如下图：
2 点击列表中的档案管理平台，进入电子文件采集系统。
如已经安装VPN，则直接跳转如下页面：
3 2电子系统操作流程 此操作流程严格按照步骤撰写，请按照顺序学习、录入如系统中无数据，请联系收集指导部，提供负责专业分配数据 2.1案卷数据整理 第一步筛选数据 登录之后，点击档案管理中的综合档案，在左侧树中选择档案类型，点击箭头展开下级菜单，查看分配好的数据。
通过比对责任者（学生名字）来进行筛选数据。
尤其注意学生姓名是否正确。
不是本人负责或多余的学生信息，勾选条目之前的，点击 按钮 进行删除。
可同时勾选一条或者多条进行删除操作。
删除的条目可在档案管理— 回收站中还原。
*小技巧：系统默认一页显示15条数据，若想显示多条数据，可以在页面右下角处，方框中输入想要每页显示的条目数，按回车键即可。

4 第二步生成案卷号 数据筛选完成，进行生成案卷号操作。
点击 按钮，生成案卷号之后的结果如下图： 第三步增加卷内 生成案卷号后，需逐条增加卷内。
点击条目上的 按钮，在弹出窗口中根据学生类型选择相应模板。
选择模板的标准仅按照博士、学硕、专硕、同等学力或非全日制在职的分类选择。
点击后，可看到该模板中内容，根据具体情况选择要添加的文件，点击保存完成添加卷内。

5 *注：卷内表格，如学生本身不产生，则不添加。
如因某些问题丢失未上交，能补上一定补齐，实在无法补齐则不添加到卷内中，需在学生档案袋背面备考表中说明情况，研秘单独签字。
2.2编辑卷内文件第一步修改信息 每新增一条卷内文件，需点击条目上的 按钮，进入卷内修改信息。
选上要修改的文件条目，点击 按钮进行修改。

6 进入修改界面，信息填写要求如下： 字段全宗号001 填写内容 年度 制件年份 件号密级保管期限 页码 1,2,3……以此类推内部按归档指南填写 1-3、4、5-6……以此类推 页数 文件页数 要求始终不变按照纸质件填写 *研究生登记表应为入学时间，其他表格均为毕业时间。
若缺少研究生登记表，需注意案卷的起始时间要手动修改成入学时间。
连续修改自动递增 多页为x-x格式，单页只写一个数字即可 无需填写，自动抓取 文件时间文件生效时间 检查是否正确 待信息填写完毕后，点击 按钮保存。
继续填写下个表格，点击 按钮直接修改。
点击 按钮则回到卷内列表。
第二步生成卷内顺序号 卷内文件信息，全部修改完毕后，返回卷内文件列表，点击按钮，件号（既卷内顺序号）生成完毕。
再对下一案卷进行重复操作。

7 第三步生成档号 所有案卷均完成以上两步，最终进行生成档号操作。
返回到案卷列表，点击 按钮，跳转操作界面。
选择档号类型， 点击 按钮。
跳转界面后，点击 ，在弹出框中点击确定，在提示操作成功之后， 可以看到案卷级和卷内文件的档号都成功生成了。
*特别注意： 如果每年的上半年已经录入了一批学生，下半年在录入时应当先查询上次录
入的件号尾数，在生成档号时，连续上前一个数字，而不要默认从“1”开始。
查询位置是在数据上报—批次移交查询中，可看到上一批次的移交数目和时间。

8 第四步批量修改 案卷的立卷人与存址，目前需要单独批量修改才能写入。
全选或单点多个条目，点击 ，系统出现批量修改界面： 修改字段：选择立卷人/存址修改范围：默认“查询结果”范围。
修改方式：“固定填充”为立卷人姓名/档案馆。
第五步全文导入（扫描要求） 电子文件上传格式要求：1.pdf格式；论文word格式注意：如文件有公章必须使用扫描的pdf格式
2.有公章的文件必须为彩色
3.文件为多页，需扫描成一个多页的pdf上传
4.扫描件格式不宜过大，扫描300dpi；照拍1600像
5.扫描件不能带水印
6.如果采用照拍方式，要保证照片清晰纸张不扭曲变形，正对文件拍摄，没有阴影和其他无关背景。
转换成pdf格式时页面大小为A4铺满。
点击数据采集——全文导入，左侧下拉列表选择档案类型
9 点击何取消选项。
按钮，跳转到导入页面。
如JAVA插件需要安装，请不要点任 导入的全文必须是zip压缩包，全文存放的层级如下图： ▲每个文件以其对应的档号命名，系统中生成的无需修改。
▲将同一个人的文件放在一个文件夹，用除中文外的字符命名。
如123。
▲将所有人的文件夹打包成ZIP压缩文件，用除中文外的字符命名。
如123。
点击选择按钮，选择刚才打包的zip文件，点击上传。
10 挂接完成界面显示挂接情况，请核对成功条数是否正确。
如出现失败情况，请联系收集指导部。
2.3数据检查 第一步全文检查 请在QQ群“东师档案交流”中下载 ，安装插 件后，可点击全文按钮 ，检查全文上传情况。
电子全文数显示为
1，表示已上传一个文件，显示为0则没有文件。
避免传错、传多、没传上出现。
第二步信息检查 需自行检查页码、时间、立卷人、存址、档案号等，是否全部生成或填写。
第三步数据重复查询 点击 按钮，进入如下页面。
在左侧选取想要查重的字段， 添加到右侧，然后点击确定，即可查出当前所选查重字段值是否有重复的条目。
11 一次只能查询一个字段。
第四步
断号查询 在上交之前，最后进行断号查询。
如果有断号，则显示如下。
如果没有断号，则显示无数据。
12 2.4数据上报（移交至档案馆核查） 第一步加锁 案卷列表页面，点击 按钮，根据提示点击即可。
*小技巧：直接点击加锁，即全部数据直接加锁；勾选数据，对勾选的数据加锁。
第二步进馆数据上报 点击数据上报——进馆数据上报，左侧选择档案类型看到相应数据。
若数据 确认无误，点击 按钮，数据即进入下一环节。
第三步档案移交 点击数据上报——档案移交，左侧选择档案类型看到相应数据。
若数据确认 无误，点击 按钮，数据移交完毕。
档案馆会对上交数据进行核查，核查完毕会将结果反馈给立卷人。
如有问题
需要继续修改；如无问题，则打印粘贴条码，通知领取。
*小技巧：在数据上报——批次移交查询，可看到移交的批次信息，确认移交数量、类型和时间是否正确。
13 第四步不合格数据退回修改 需修改数据会退回到档案管理——数据解锁中，先解锁，再去档案管理——综合档案中修改。
2.5报表打印 数据全部通过，拿到可粘贴条码后，即可进行报表打印。
建议多打印一份来馆签字后留存，以便日后自行查档方便。
打印需要安装插件，请在QQ群“东师档案交流”的群文件中，下 载 ，安装后再打印。
在进馆数据上报——批次移交查询中，可看到审核通过的数据，并对各移交 批次打印各类报表。
打印的报表包括：，一共三种。
14 此
二，及明细中的 2.5.1封面及反馈表打印 选中要打印的批次，点击印即可。
此报表需打印一份 按钮，跳转到打印页面点击打 打印出的封面及反馈表需签字盖章，示例如下： 第一页： 第二页： 15 2.5.2报表打印 选择要打印的批次，点击 ，跳转到打印页面，如下图：选择要打印的报表模板，点击确定，即可直接打印。
此报表需要打印一份 2.5.3档案全引目录打印 在明细中可以打印档案全引目录，此报表需要打印两份。
一份放到档案中，一份随其他表格移交到档案馆。
3纸质档案操作流程 电子系统录入完毕，即可开始收尾纸质档案。
3.1整理规范 纸质档案装入内容，需要和录入数据完全一致。
如有模板的档案类型，需要按照模板顺序放入文件。
文件上绝不可以有任何金属！！！！如有请及时拆除。
文件右上角需要用铅笔标注页数！！！！即录入时写的页码。
每一页有字的都需要标上，具体标注同录入数据必须一致。
16 档案袋中放入打印的“档案全引目录”！！！！示例如图： 3.2档案袋正反面填写 档案袋正面贴上在档案馆领取的条码。
注意，正面靠左有一个三角，需齐着三角粘贴，不可贴歪。
正面无需任何手写字，如想标注请使用铅笔。
示例如图： 17 档案袋背面需要写好“齐全”字样，如有缺少情况，写清缺少的东西并由归档人单独签字。
立卷单位、立卷人、检查人和日期如实填写，手写打印均可。
示例如图： 18 3.3纸质档案移交注意事项
1、移交的纸质档案必须封袋，不可敞口移交。

2、归档人确保纸质档案信息正确，目录齐全，签字盖章都有。

3、正面条码粘贴如出现撕毁，请及时联系收集指导部重新打印。

4、尽量按顺序移交档案。
19 4相关问题 4.1系统登陆不上
1、VPN无法登陆联系信息化办。
电话：850990052、电子采集系统无法跳转联系收集指导部。
电话：85098670 4.2全文显示不出来 在“东师档案交流”QQ群的群文件中，或联系档案馆人员，获取“中信通 用浏览器” ，安装即可查看。
4.3报表无法打印 在“东师档案交流”QQ群的群文件中，或联系档案馆人员，获取安装“报 表打印插件” ，即可正常打印。
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